– Förut räckte det med att vi tryckte på publicera på vår hemsida för att få någon som ville flytta in. Då krävdes det inte så mycket av oss. Men så är det inte längre, och därför blir vårt bemötande och vår service otroligt viktiga, säger Cecilia Kumlin, som var en av de medverkande på Sveriges Allmännyttas senaste nätverksträff för effektiv uthyrning.
– Nu när vi har en sviktande efterfrågan ställs det högre krav på oss som hyresvärd. Man måste vilja välja oss, och man väljer inte oss om vi inte ger god service. Helt plötsligt konkurrerar vi med den privata marknaden på ett helt annat sätt än vad vi har gjort tidigare.
Om hyresgästerna är nöjda leder det också till att fler vill bo kvar, framhåller hon.
– En högre andel kvarboende är minst lika viktigt som att locka nya kunder, för varje omflyttning tar ju tid och resurser – och riskerar att skapa nya vakanser.
Ett led i att ge bättre service var att dela upp huvudkontorets kundcenter på tre lokala distrikt med egna receptioner. Den flytten uppskattades av hyresgästerna, konstaterar Cecilia Kumlin.
– Det gav en positiv utveckling av vår kundnöjdhet, som ju är en viktig parameter för att öka efterfrågan och attraktiviteten hos oss som hyresvärd.
Vakansfokus i hela bolaget
Förvaltningspersonalen har också blivit mer involverad i uthyrningen.
– De får en vakanslista varje månad, och vi är på dem hela tiden och frågar om de är klara med lägenhetsbesiktningar och annat. Fast på ett fint sätt såklart, tillägger Cecilia Kumlin.
– Det är superviktigt att man inom hela bolaget känner att vakanser är viktigt. Ju färre vakanser vi har, desto bättre är det ju.
Bostadsbolagets åtta uthyrare – som sköter hela uthyrningsprocessen, från uppsägningen av lägenheterna tills nya hyresgäster kvitterar ut sina nycklar – finns fortfarande kvar på huvudkontoret.
– Vi ser ett värde i att de är ett team och finns nära varandra i vardagen, så de kan stötta upp varandra vid behov, säger Cecilia Kumlin.
Granskningar fördröjde processen
En stor del av uthyrarnas tid har tidigare gått till att granska blivande hyresgästers ekonomi. Det gjorde uthyrningsprocessen trögare, eftersom granskningarna gjordes först när personerna anmält intresse för en lägenhet. En annan konsekvens var att många av dem som gick på visning fick avslag, eftersom de inte uppfyllde bolagets inkomstkrav.
Telge Bostäder har därför lagt den granskningen i ett tidigare skede. De som står i bostadskön måste numera ladda upp inkomstintyg och liknande på förhand, innan de får ansöka om någon lägenhet. När hyresgästerna godkänts blir de så kallat startklara – ungefär som när banker ger bolånelöfte, som Cecilia Kumlin förklarar det.
– På det sättet har alla som går på visningen faktiskt en möjlighet att få lägenheten. Annars ödslas ju både vår och de sökandes tid. Numera behöver vi heller inte erbjuda visning för lika många personer, eftersom vi redan vet att de som går på visningen är startklara.
Startklar-godkännandet gäller i sex månader och för lägenheter upp till en viss hyresnivå, beroende på personernas inkomster (läs mer om detta och planerna på att använda artificiell intelligens för granskningarna nedan).
Tidigare lägenhetsbesiktningar
En annan nyordning är att Telge Bostäder publicerar lägenheterna före avflyttningsbesiktningen.
– Tidigare inväntade vi besiktningen och deras beslut innan publicering, men nu är vi modiga och publicerar direkt. Vi vet ju av erfarenhet att bara fem procent av de lägenheter som återlämnas till oss behöver ställas iordning. Resten går att hyra ut precis som de är. Varför ska vi då sitta och vänta i två veckor på att någon ska besiktiga lägenheten? Så det gjorde vi om, berättar Cecilia Kumlin.
– Och i de fem procent av fallen som lägenheterna inte är uthyrningsbara direkt så meddelar vi det till de sökande – och att de får hålla utkik efter lägenheten när den är i bättre skick och publiceras på nytt.
Numera utannonseras därför lägenheterna redan en eller två dagar efter att de har sagts upp.
– Vårt mål med hela vår uthyrningsgenomlysning, som vi startade för två år sedan, var att 90 procent av alla inkommande ärenden – från inkommen uppsägning till signerat kontrakt – skulle ta max 30 dagar. Nu har vi spänt bågen ännu mer och har som mål att hela processen ska ta högst 21 dagar.
En längre version av artikeln återfinns här
