Efter många år av högkonjunktur, låga räntor och stor bostadsbrist har marknadsläget förändrats, förklarar Bojan Kokot.
– Det har länge varit lätt att investera i fastigheter, och även att äga och förvalta dem. Sedan kom pandemin, med ökade driftkostnader till följd, och därefter gick Ryssland in i Ukraina – vilket påverkade oss alla. Vi gick in i ett tuffare ekonomiskt klimat, arbetslösheten ökade och många blev mer försiktiga med sina pengar, säger han.
– Vi var vana vid att ha tio till femton års kötid för att få en lägenhet hos oss då och hade inga vakanser. Men andra kollegor i branschen började få svårt att hyra ut sina lägenheter, till exempel i områden där de gjort större renoveringar. Vi tog de signalerna på allvar, för vi ville inte vara oförberedda och bara hoppas på det bästa. Vi har ju en omsättning på en miljard – då kan vi inte bara gå på magkänsla.
Analys av uthyrningsläget
HFAB gjorde därför en genomlysning av uthyrningsläget för att upptäcka om det fanns varningssignaler.
Det visade sig att antalet omsatta lägenheter i vissa områden hade ökat med 25 procent mellan 2021 och 2023, även om den totala omsättningsfrekvensen fortfarande var under 10 procent per år. Samtidigt hade antalet intresseanmälningar för lediga lägenheter sjunkit med 28 procent i olika delar av beståndet.
Den kombinationen innebär en stor risk för vakanser, framhåller Bojan Kokot, som berättade om bolagets arbete på Sveriges Allmännyttas senaste nätverksträff om effektiv uthyrning (läs mer nedan).
Därtill konstaterades att fler lägenheter behövde gå fler ”rundor” i uthyrningssystemet innan någon sökande tackade ja – något som tidigare varit ovanligt.
Uthyrningsarbetet följdes
I samband med genomlysningen analyserades det dagliga uthyrningsarbetet noggrant under en vecka.
– Då noterades flertalet kritiska moment i processen, som exempelvis hur snabbt efter en uppsägning som man lyckades att boka en besiktning, berättar Bojan Kokot.
– Vi upptäckte att vi ställde till det för oss själva eftersom vi skapade luft där vi inte behövde luft. Ledtiden förlängdes för att vi inte lyckades boka in en tid med den avflyttande hyresgästen meddetsamma.
Det innebär en risk för längre process och missade intäkter.
– Vi insåg att vi behöver vara tydliga med vem som ansvarar för vakansen och intäkten. En enhet sköter uthyrningen, en annan enhet sköter besiktningen och då behöver vi vara tydliga med förväntningarna och att vi alla jobbar mot samma mål.
Uppföljningar månadsvis
Sedan HFAB påbörjade det vakansförebyggande arbetet 2023 följs hyresintäkter och hyresförluster månadsvis. Vakanser är kostsamma, konstaterar Bojan Kokot.
– Om vi till exempel skulle ha 2 procent i vakanser under året, som kanske inte låter så mycket, skulle det innebära 20 miljoner i förlorade intäkter för oss. Och nästan alla våra kostnader finns kvar även om lägenheten står tom.
Resultatstyrning i stället för budget
– Vi jobbar inte med budget på HFAB, utan alla våra affärsområden levererar på resultat och intäktsansvaret ligger långt ut i organisationen, så nära verksamheten som möjligt, framhåller han.
– Vi vill ha medarbetare som vill ta ansvar och kan ta ansvar – och som också får ta ansvar. Det skapar incitament att jobba aktivt i alla led.
Ommålning kan löna sig
Som ett konkret exempel berättar Bojan Kokot om en familj som var intresserad av en stor svåruthyrd lägenhet, men de ogillade den gröna färgen i ett rum. En ommålning skulle dock kosta drygt 5 000 kronor, och rummet hade målats om för bara ett par år sedan.
– Enligt den interna rutinen skulle det inte vara okej att måla om så snart igen. Men om vi tänker på konsekvenserna så finns risken att lägenheten förblir outhyrd ytterligare en tid, med ett hyresbortfall på över 14 000 kronor i månaden, konstaterar han.
– Många regler och rutiner skapades i en tid när vi hade ett högtryck på alla lägenheter. Men vi har inte samma läge idag. Vi kan inte längre räkna med att folk är intresserade oavsett hur vi gör, för det är det synsättet som många av våra gamla rutiner och riktlinjer är baserade på.
Beslut utanför ramarna
– Vi vill skapa utrymme för våra medarbetare att fatta beslut utanför ramarna, säger Bojan Kokot.
– Vad gäller uthyrning generellt behöver vi prata mer om att fördela bostäder, så att det speglar samhällets och människors behov, och inte bara arbeta utifrån gamla traditioner som kösystemet. Det är en stor fråga för branschen att våga utmana framåt.
