Från den 3 februari i år kan bara personer som är så kallat startklara söka lägenheter hos Telge Bostäder.

– När någon ansöker om att bli startklar tittar vi på hur personens ekonomiska situation ser ut, hur många som är i hushållet och om det finns någon medsökande som kan fylla på den ekonomiska bilden, berättar Cecilia Kumlin.

Efter granskningen får personerna veta om de blivit startklara och i så fall för vilken hyresnivå. Bostadsbolaget lämnar också besked om hur stor lägenhet hushållet minst behöver, beroende på antalet familjemedlemmar (företagets norm är maximalt två personer per sovrum).

– Det här hjälper våra hyresgäster att veta vilka lägenheter som de faktiskt kan klicka Ansök på. Man får ha högst fem ansökningar igång samtidigt hos oss, så det är ju viktigt att man lägger ansökan på det som man vet att man faktiskt kan få, förklarar Cecilia Kumlin.

Telge Bostäders validering är giltig i sex månader.

– Men det är möjligt för dig som sökande att uppdatera dig, om du till exempel från början var arbetslös och sedan fått en anställning. Sedan kan man ju invända att det också kan hända att personer blir arbetslösa under de här sex månaderna. Men faktum är att det ju kan hända vilken hyresgäst som helst, även de som vi redan har skrivit kontrakt med.

Personerna i bostadskön informerades om det nya valideringskravet genom mejl, och de sökande som gjorde sig startklara före årsskiftet fick 1 000 extra köpoäng som en bonus. Information om förändringen har även spritts via lokalmedia och sociala medier.

För Telge Bostäders uthyrare har förändringen inneburit en period med hög arbetsbelastning, eftersom så många sökande ansökt om validering.

– Men vi har så engagerade medarbetare att de faktiskt själva ville att vi skulle skicka ut ytterligare ett mejl till de sökande, trots att de själva fick sitta och beta av alla de nya granskningar som kom in då. Men det blir ju sedan enklare att hyra ut lägenheterna, framhåller Cecilia Kumlin.

Läs mer om Startklar här på Telge Bostäders hemsida

På sikt hoppas Telge Bostäder att artificiell intelligens (AI) ska klara att granska blivande hyresgästers intyg och validera deras inkomster.

– Kommunkoncernen driver det här som ett projekt, och det går lite trögt, men skam den som ger sig. Vi kommer att lyckas. Och när vi gör det kommer det att frigöra ännu mer tid för våra uthyrare så att de kan arbeta mer som mäklare, med egna visningar och så vidare, säger Cecilia Kumlin.

Hon påpekar dock att alla sökande kommer att ha rätt att kräva att en människa ser över de beslut som AI fattar.

Det är för det mesta Telge Bostäders avflyttande hyresgäster som visar sina lägenheter för de sökande. Den egna personalen visar bara de lägenheter som är tomma.

– Planen är att vi själva ska kunna visa alla lägenheter, men vi har inte den kapaciteten just nu. Men när Startklar blir en naturlig del av vår verksamhet så kommer vi att kunna korta uthyrningsperioden med sju dagar, och då tänker jag att vi kommer att kunna klara av det, säger Cecilia Kumlin.

– Det är ju bättre om de sökande har möjlighet att ställa frågor direkt till oss under visningen, och att vi är insäljande även där. För handen på hjärtat: alla hyresgäster är inte nöjda med oss och alla är inte nöjda med sin lägenhet heller, och det är ju inte speciellt bra för vårt varumärke.

När det var stor bostadsbrist spelade det inte så stor roll, konstaterar hon.

– Eftersom det finns fler vakanta lägenheter nu så är ju utbudet större, och då blir det lättare för de sökande att välja bort en lägenhet. Men om vi är med på visningen kan vi vara mer som mäklare och informera om allt på ett trevligt sätt. Man kommer ganska långt med att vara trevlig faktiskt.

I takt med att efterfrågan minskat har Telge Bostäder börjat arbeta med mer insäljande presentationer av sina lediga lägenheter på hemsidan, berättar Cecilia Kumlin.

– Tidigare såg det faktiskt ofta bedrövligt ut. Ibland hade vi bara en planritning eller en bild på en stig, som om vi försökte sälja naturupplevelser eller något liknande. Men förra sommaren hade vi en fotograf som fotade om alla våra bostäder och vi prickade faktiskt in de finaste sommardagarna, säger hon.

– Vi har också lagt till mer insäljande text och inleder alltid med två-tre rader där vi beskriver lägenheten på ett trevligt sätt.

Hon höjer dock ett varningens finger.

– Man får akta sig så att man inte använder AI för mycket till texten, för det blir inte alltid riktigt sanningsenligt. Ibland lägger ju AI på väldigt mycket attribut om att det är så fantastiskt trevligt och härligt område – men vi får ju inte glömma att vi har sex utsatta områden i Södertälje.

Från december förra året arbetar en av Telge Bostäders medarbetare enbart med svåruthyrda lägenheter.

– När vi har publicerat en lägenhet två gånger i flödet utan napp så kommer den att lämnas över till den här superduktiga och serviceinriktade personen hos oss. Hon kommer att jobba dedikerat med lägenheten, lägga ut den i sociala medier och hålla privata visningar även på kvällstid, konst Cecilia Kumlin.

Telge Bostäder ger ibland hyresrabatter för vissa lägenheter.

– Framför allt i våra nyproduktioner kan vi bestämma oss för att rabattera vakanta lägenheter, säger Cecilia Kumlin.

De hyresgäster som redan flyttat in i de husen får dock inte några rabatter.

– Det har faktiskt inte blivit något gnissel om det. Ibland är livet inte rättvist, man kan ju till exempel köpa en ny tv och så sänks priset efter två veckor. Våra hyresrabatter kommer ju heller inte att vara för evigt.

Telge Bostäder har ibland flexibla inflyttningsdatum på sina lediga lägenheter, där datumet kan anpassas efter hyresgästens önskemål.

– Många av de vakanser som vi har är ju tomställda lägenheter, där vi vill ha en snabb inflytt. Då vill vi inte missa att säkra långsiktiga hyresgäster för att de får dubbla hyror. Om vi inte hittar andra hyresgäster så står vi ju ändå med vakanskostnaden, så man får ju väga kostnaderna mot varandra, förklarar Cecilia Kumlin.

De som står i Telge Bostäders bostadskö får tio poäng om dagen, och kön är öppen för alla över 16 år.

Utöver kön fördelas även vissa lägenheter genom så kallat BoLotto. Det innebär att systemet slumpar vilka personer som ska få lägenhetserbjudanden. Köpoängen har då ingen betydelse, men personerna behöver vara registrerade i bostadskön.

I Telge Bostäders metod Behåll poängen får de som skriver kontrakt på en lägenhet behålla sina köpoäng. Detta är dock bara möjligt att göra vart femte år.

Företagets ungdomsbostäder är reserverade för personer mellan 18 och 29 år. De kontrakten gäller i högst fyra år, men personerna behåller under tiden sina poäng i den ordinarie kön.

Telge Bostäder har möjlighet att låta Stockholms kommunala bostadsförmedling hyra ut företagets lägenheter, men det har inte visat sig vara framgångsrikt, konstaterar Cecilia Kumlin.

– Våra kunder finns inte där, utan i vår egen kö.

Läs mer om Telges uthyrningsmetoder här

För tre år sedan beslutade Telge Bostäder att låta företagets 160 studentlägenheter bli ungdomsbostäder. Skälet var att studentlägenheterna var svåra att hyra ut.

– Södertälje har inte så mycket högskolor och tyvärr är ju inte pendeltågen alltid att lita på, så de studenter som pendlar till Stockholm riskerar att missa tentor och annat. Så därför bestämde vi oss för att bara ha ungdomsbostäder, och de går åt som smör i solsken. Många vill ju flytta hemifrån och de här lägenheterna har väldigt billiga hyror, säger Cecilia Kumlin.

Det händer att bostadssökande säger nej till lägenheter för att de inte är nöjda med standarden, berättar Cecilia Kumlin.

– Det här är ett problem för oss, eftersom vi då kan få fler vakanser. Men vi är ju ett allmännyttigt bostadsbolag med många slitna lägenheter i miljonprogramsområden, och precis som många andra har vi en tajt ekonomi. Det är ju dyrt att renovera och därför har det blivit lite lägre standard i våra lägenheter.

Bostadsbolaget har därför infört Telge Premium, som innebär att hyresgäster kan beställa och bekosta målning och tapetsering av bostadsbolaget.

– Det ger ju en möjlighet att påverka sitt boende till en rimlig kostnad, och vi har också uppdaterat vårt utbud av olika tillval.

Sedan 2018 gör Telge Bostäder årliga analyser av sin bostadskö.

– Då tar vi reda på vad våra sökande vill ha, vilka lägenhetsstorlekar som är populärast, vad de vill betala i hyra, vilka områden är populärast, vad de flyttar ifrån och så vidare. Det här vill vi veta för att kunna planera vår nyproduktion på ett bra sätt, så att vi inte bygger nya lägenheter som ingen efterfrågar, säger Cecilia Kumlin.

Omflyttningen och kommunens flyttnetto är också viktiga parametrar, liksom vilka personer som flyttade in i företagets lägenheter under året, och även var de bodde tidigare, deras ålder, familjesituation och liknande.

Registervård och mätverktyg är avgörande för kloka beslut, betonar Cecilia Kumlin.

– Jag är en analysnörd och gillar att fatta beslut på data, så därför har vi jättemånga mätverktyg. Man kan ju ha en känsla av någonting, och den behöver ju inte vara fel, men då måste man se till att man underbygger den med data.

En viktig kunskapskälla är hyresgästenkäterna, där bostadsbolaget använder ett system som gör kontinuerliga mätningar.

– Vi skickar ut enkäter varje dag, fast till olika personer i olika områden. På det sättet kan vi se hur det är just då i området, ända ner på fastighetsadressnivå, och hur servicenivån är hos våra fastighetsvärdar, våra reparatörer och så vidare. Det är ett väldigt bra verktyg.

När det gäller vakanser använder Telge Bostäder ett så kallat BI-verktyg (Business Intelligence-verktyg) som visar antalet outhyrda lägenheter, hur stora hyresförlusterna är, med mera.

– Vi har också jobbat jättemycket med registervård hos oss, så att datan som vi analyserar och får fram är korrekt. Annars stämmer ju inte slutsatserna, säger Cecilia Kumlin.

Företaget gör också många marknadsanalyser.

– Vi anpassar oss väldigt mycket efter läget, för det gäller ju att hänga med i svängningarna. Och när vi identifierar utmaningar så börjar vi jobba med dem direkt. Vi sitter inte och väntar.

Cecilia Kumlin understryker att det är viktigt att ha med sig medarbetarna när förändringar ska genomföras, som exempelvis Startklar-kravet.

– Vi tar väldigt mycket input från våra uthyrare, för det är de som är våra experter. Och de är så otroligt engagerade och förändringsbenägna! Det är jätteroligt, för det är ju de som gör det här jobbet. Det är ett otroligt ambassadörskap inom den gruppen.

Telge Bostäders uthyrningschef ska till 80 procent vara operativ och till 20 procent strategisk.

– Anledningen till att man behöver vara strategisk är ju för att vi hela tiden har utmaningar. Men det handlar ju också mycket om att möta det som våra medarbetare möter varje dag. Om inte vi chefer kan vår verksamhet, då förstår vi inte vad som händer och kommer inte heller kunna utveckla den, säger Cecilia Kumlin.

Ägare: Södertälje kommun
Antal lägenheter: 10 200. ”Vi brukar säga att 25 procent av Södertäljes befolkning bor hos oss”, säger Cecilia Kumlin.
Vakansgrad: 0,5 procent av lägenheterna är uthyrningsbara (har tidigare varit två procent).
Egen bostadskö: 75 000 personer är registrerade i kön, varav cirka 3 500 beräknas vara aktivt sökande.
Hög efterfrågan: Till bostadsbolagets cirka 800 radhus är det omkring 20 års kötid.
Lägre efterfrågan: Nyproducerade och ombyggda lägenheter, med högre hyresnivåer än i övriga beståndet, har blivit svåruthyrda än tidigare.