När Magnus Gustavsson, ledamot i Digitaliseringsrådet och IT-arkitekt på ÖrebroBostäder (ÖBO) blickar framåt nämner han bland annat AI och maskininlärning, IoT och smarta sensorer, digitala tvillingar samt öppna API:er och plattformar som tekniker och områden där utvecklingen går oerhört snabbt och där nya möjligheter kontinuerligt uppstår som kan påverka fastighetsförvaltningen. Men han betonar vikten av att använda tekniken där den ger mest nytta.

–Vi behöver vara öppna för att testa nya lösningar, men vi måste inte alltid vara först. Genom att lära av andras erfarenheter och misstag kan vi fatta mer välgrundade beslut och implementera lösningar som är stabila, hållbara och verkligen skapar värde, säger han.

Självservice som frigör tid – för alla

På ÖBO arbetar Magnus Gustavsson och hans kollegor aktivt med kundresor och tjänstedesign vilket ger bolaget värdefulla insikter. Genom arbetet, som alltid utgår från hyresgästens behov, får man vägledning till vilka tjänster som bör digitaliseras, hur man kan förbättra användarupplevelsen och vilka områden där fysiska eller personliga insatser fortfarande behövs. Ett konkret exempel är ÖBOs digitala boendeplattformar som gör det möjligt för hyresgäster att hantera ärenden utan att behöva kontakta kundservice. När hyresgästen själv kan boka tvättstugan, göra en felanmälan eller ladda ner sin hyresavi i mobilen, frigörs både tid och resurser – men det handlar om mer än effektivisering.

– Genom att sätta kundens behov i centrum säkerställer vi att digitaliseringen blir ett verktyg för förbättrad service, snarare än enbart en teknisk omställning.

Besiktningar, beställningar av tillval och andra tjänster, automatiserade notiser och ökad möjlighet till dubbelriktad kommunikation är några ytterligare områden som bolaget vill digitalisera i framtiden.

– Dessa tjänster skulle ytterligare stärka självservicen och ge hyresgäster ökad tillgänglighet och kontroll samt frigöra tid både för hyresgästen och oss, utan att kompromissa med serviceupplevelsen.

Samtidigt påpekar han att ÖBO har ett ansvar att säkerställa att bolagets digitala lösningar är tillgängliga för alla.

– Det är viktigt att tjänsterna är flexibla och anpassningsbara, så att vissa grupper kan använda digitala verktyg medan andra kan få motsvarande service på ett annat sätt. Genom att kombinera digital innovation med tillgänglighetsanpassade lösningar säkerställer vi att vi når och stöttar alla hyresgäster, oavsett deras digitala vana eller behov.

Personliga mötet fortfarande viktigt

Vissa delar av kundresan – särskilt i känsliga eller avgörande skeden – kräver fortsatt personlig kontakt via till exempel telefon eller mejl.

– Under uthyrningsprocessen, vid störningsärenden, svårare ekonomiska frågor eller sociala frågor ser vi att det fysiska eller personliga mötet fortfarande är avgörande för att skapa trygghet och tillit, konstaterar Magnus Gustavsson.

Även energieffektiviteten förbättrad

ÖBO gjorde tidigt en satsning på modern och flexibel datahantering genom att implementera en datalake* och en Azure-baserad plattform*. Genom att kombinera dataanalys, AI och automatisering har man kunnat optimera sina energisystem och fått en kraftig minskning i både el- och värmeanvändning under de senaste åren.

Arbetet fortsätter dock och bolaget vill vidareutveckla sin datalake och plattform för att fullt ut utnyttja potentialen i dessa system.

– Vår ambition är att transformera dem från att fungera som en datalagringslösning till att bli en integrationsmotor som kan knyta samman olika system, möjliggöra mer avancerade analyser och stödja fler automatiserade processer. Genom att ta detta steg kan vi fortsätta att ligga i framkant inom energieffektivisering och digital fastighetsförvaltning.

Aktivt arbete för att hitta samarbeten

Erfarenhetsutbyte är en central del av ÖBOs arbete, både i det lilla och i det stora, och man har etablerade kanaler till många bolag – men söker ständigt nya kontakter och samarbetspartners.

– Men det är en utmaning i att få till fungerande samarbeten i praktiken, konstaterar Magnus Gustavsson. Tekniska miljöer, leverantörslåsningar och juridiska hinder kan begränsa samarbeten mellan bolag och göra det svårt att samordna större initiativ.

För att möta dessa utmaningar söker bolaget samarbete, inspiration och arbetssätt även från andra branscher där digitalisering och utveckling går snabbt.

– Vi kan lära av andra sektorer och genom att anamma deras processer och tekniska lösningar kan vi accelerera vår egen utveckling, säger han.

Framtidsvisionen: Öppna ekosystem och hög digital mognad

Som ledamot i Digitaliseringsrådet vill Magnus Gustavsson verka för att fastighetsbolagen ska få bättre förutsättningar för att utveckla öppna digitala ekosystem, höja den digitala mognaden i branschen samt minska beroendet av leverantörsstyrda system och i stället främja en mer modulär och flexibel IT-arkitektur.

– Fastighetsbolag måste i allt högre grad se sig själva som IT-bolag med fastigheter snarare än tvärtom, menar han.

*Datalake (datasjö på svenska) lagrar data av alla typer, det vill säga strukturerad, ostrukturerad och semi-strukturerad, som hämtas från olika källor. Datan lagras i sin råaste form. Denna rådata kan sedan analyseras, bearbetas eller transporteras till andra system på ett flexibelt sätt.

*Azure är en omfattande molnplattform utformad för att hjälpa användaren att effektivt hantera all infrastruktur, data, analys och AI-lösningar på en och samma plats. Plattformen erbjuder en mängd verktyg och tjänster för att bygga, distribuera och hantera applikationer och tjänster.