En handling är något som finns i skrift eller bild, en upptagning som på något sätt kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med ett tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den antingen är förvarad hos myndigheten, har kommit in till myndigheten eller är upprättad hos myndigheten.

Upprättad är en handling när den har färdigställts, expedierats, justerats eller om ärendet som den hör till har slutbehandlats.

Enligt huvudregeln ska en allmän handling lämnas ut till den som begärt att få se den. Det ska ske så fort som möjligt. Undantag finns och dessa hittar du i offentlighets- och sekretesslagen.

I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) regleras hur myndigheter ska hantera allmänna handlingar och här finns också bestämmelser om sekretess. Uppgifter som är föremål för sekretess får inte lämnas ut.

Här listas de vanligaste sekretessgrunderna som förekommer i ett bostadsföretag:

19 kap 1 § första stycket OSL: ”Sekretess gäller i myndighets affärsverksamhet för uppgift om myndighetens affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att någon som driver likartad rörelse gynnas på myndighetens bekostnad om uppgiften röjs”.

19 kap 3 § första stycket första meningen OSL: ”Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till ärende angående förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet, om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs”.

19 kap. 4 § OSL: ”Sekretess gäller för uppgift som hänförs sig till en myndighets verksamhet för upplåning, om det kan antas att det allmännas ställning som låntagare försämras om uppgiften röjs”.

19 kap 3 § andra stycket OSL: ”Angår ärendet upphandling får uppgift som rör anbud eller som rör motsvarande erbjudande inom en kommun, landsting eller en myndighet eller mellan statliga myndigheter inte i något fall lämnas till annan än den som har avgett anbudet eller erbjudandet förrän alla anbud eller erbjudandet offentliggörs eller beslut om leverantör eller anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts.”

26 kap. 11 § andra stycket OSL: ”I kommunal bostadsuthyrningsverksamhet gäller sekretess för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs”.

31 kap 16 § OSL: ”Sekretess gäller hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftförhållanden för enskild, som — har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs.”

Motivering krävs
Observera att OSL kräver att myndigheten/bostadsföretaget motiverar varför en uppgift eller en handling inte lämnas ut. Det behöver också visas vilken skada som myndigheten/bostadsföretaget kan drabbas av om uppgiften lämnas ut.

Uppgift om hyresgäst
Hyresgäster har ett relativt svagt skydd i lagstiftningen, se 26 kap. 11 § OSL. Om någon vill ta del av uppgift om hyresgäster så ska motiveringen för att inte delge uppgifter innehålla vilket men den enskilde hyresgästen kan drabbas av om uppgiften lämnas ut.

Avtal, offert eller anbud
Om handlingen som begärs ut är ett avtal, offert eller anbud med ett företag, se 31 kap. 16 § OSL ovan, så är det bra att fråga motparten om hen anser att handlingen innehåller uppgifter som behöver sekretesskydd och vilken skada som leverantören kan lida om uppgiften lämnas ut.

I praxis har uppgifter som anses vara företagshemligheter kunnat sekretessbeläggas. Exempel på företagshemligheter kan vara näringsidkares metoder, processer, tekniska förmåga eller kapacitet.

Skyndsam hantering
Personen som begär att få se en handling kan göra det såväl skriftligt som muntligt. Det är viktigt att begäran hanteras skyndsamt. Med skyndsamt avses samma dag eller någon, några dagar därefter, så lång tid som krävs för att hinna göra en sekretessprövning.

Se handling på plats?
Personen som begär ut handlingen behöver inte säga sitt namn eller vad handlingen ska användas till. Om handlingen ska lämnas ut i sin helhet har personen rätt att se handlingen på plats på myndigheten/bostadsföretaget eller att få en kopia.

Skriftligt beslut & besvärshänvisning
Är vissa uppgifter eller handlingen i sin helhet föremål för sekretess har personen rätt att få ett skriftligt beslut. Det ska innehålla en motivering till varför uppgiften eller handlingen är sekretessbelagd och en besvärshänvisning, det vill säga en beskrivning av hur personen ska göra för att få beslutet prövat. Beslutet kan normalt undertecknas av vd.

Längst ner på sidan kan du ladda ner två exempel på hur avslagsbeslut kan formuleras.