Genom att registrera sig på det kommunala bostadsbolagets webbplats kan en person ställa sig i bolagets bostadskö. Det finns en kundlogg för varje bostadssökande. Bolaget har ett aktivitetskrav som innebär att den som står i bostadskön måste uppdatera eller bekräfta sina kontaktuppgifter var 365:e dag. Den bostadssökande får ett mejl med påminnelse om att kontaktuppgifterna måste aktualiseras. Om sökanden inte uppfyller aktivitetskravet förloras köplatsen. I samband med att en kundprofil blir inaktiv gallras den.
En privatperson, vars dotter förlorat sin köplats då hon enligt bostadsbolaget inte hade uppfyllt aktivitetskravet, framförde klagomål mot bolaget och begärde att få kopior av utskickade påminnelsemejl. Bolaget uppgav att handlingarna som hänförde sig till dotterns köplats hade gallrats och att de därför inte kunde lämnas ut. Privatpersonen anmälde bostadsbolaget till Justitieombudsmannen (JO) för felaktig gallring av allmänna handlingar.
Allmänna handlingar
Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen (TF).
Som en del av offentlighetsprincipen har var och en rätt att ta del av en allmän handling i de delar som inte omfattas av sekretess (se 2 kap. 1 och 2 §§ TF).
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet (se 2 kap. 4 § TF).
En handling anses ha upprättats hos en myndighet när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt (se 2 kap. 10 § andra stycket TF).
Reglerna om att rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter gäller också kommunala bolag (se 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen).
Arkivering och gallring
Bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras och om gallring finns i huvudsak i arkivlagen. Ytterligare föreskrifter finns i arkivförordningen. Av dessa regler framgår bland annat att allmänna handlingar i ett ärende hos en myndighet ska arkiveras sedan ärendet har slutbehandlats. Allmänna handlingar som inte hör till ett ärende ska däremot arkiveras så snart de har justerats eller färdigställts på annat sätt.
Enligt 10 § arkivlagen får allmänna handlingar arkiveras och enligt 6 § punkt 5 arkivlagen ska myndigheten verkställa föreskriven gallring i arkivet. Det som enligt arkivlagen gäller för kommunala myndigheters arkiv gäller också arkiven hos kommunala bolag. Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen (se 16 § arkivlagen). Varje nämnd och bolag inom kommunen ansvarar för vården av sitt arkiv och fattar beslut om vad som ska gälla ifråga om gallring.
JO:s bedömning
Enligt JO aktualiserar ärendet flera frågor, men granskningen begränsas till att avse bostadsbolagets gallring av påminnelsemejl och gallringen av kundloggen.
Gallringen av påminnelsemejlen
JO konstaterar att ett mejl med påminnelse om aktiveringskravet blir en allmän handling när det expedieras, det vill säga skickas ut från bolaget. Om en handling hänför sig till ett ärende enligt tryckfrihetsförordningen och arkivlagen får den inte gallras innan ärendet har slutbehandlats.
Enligt JO är bolagets bostadskö ett sätt att utifrån kötid erbjuda bostäder till dem som står i kön. Om erbjudandet godtas, ingås ett civilrättsligt avtal mellan bolaget och den enskilde. Det är frivilligt att stå i bostadskön och är enligt JO en åtgärd från bolagets sida av servicekaraktär.
Bostadsuthyrningen är alltså inte något beslutsfattande från bolagets sida i vanlig mening, utan har mer karaktären av faktiskt handlande. Enligt JO ryms därför inte bolagets åtgärder avseende bostadskön inom begreppet ärende. Under förutsättning att åtgärden har stöd i arkivlagen och arkivförordningen, samt i föreskrifter och beslut som meddelas av kommunen och bolaget, anser JO att mejlen alltså kan gallras utan hinder av den sökande står kvar i bostadskön.
Som skäl för gallring av mejlen anförde bostadsbolaget att de endast var påminnelser, att de var standardiserade och automatiskt genererade ur kösystemet. JO delar bolagets bedömning att mejlen, som ansågs vara en serviceåtgärd, var av ringa betydelse för bolagets verksamhet. Bolaget hade därför haft stöd för att gallra dem omgående eller inom en månad. JO anser sig därför inte ha anledning att kritisera bolaget för att mejlen gallrades.
Gallringen av kundloggen
JO slår fast att kundloggen är ett register eller annan förteckning som förs fortlöpande och att uppgifterna blir en allmän handling så snart de registrerats. De anses också arkiverade i samma stund som de registrerats (se 2 kap. 10 § andra stycket TF och 3 § arkivförordningen).
Bolaget förklarade att kundprofilen raderades när den enskilde inte längre skulle stå kvar i bostadskön och alltså bedömdes vara inaktuell. Bolaget gjorde en gallringsbedömning om att uppgifterna i kundloggen inte längre var aktuella sedan kundprofilen raderats. JO gör inte någon annan bedömning och anser sig inte heller i detta avseende ha skäl att kritisera bolaget för gallringen.
JO:s avslutande synpunkter
Av utredningen framgick att bolaget gjort vissa förändringar i sina gallringsrutiner efter den aktuella händelsen. Exempelvis får händelser för mejl med påminnelser om att bekräfta köplats numera gallras efter tidigast 52 veckor. Enligt JO framstår det som en ändamålsenlig ändring.
JO påpekar dock att det kan finnas skäl för bolaget att överväga om gallringsfristerna även i andra delar bör utformas så att vissa uppgifter sparas längre än vad som var fallet här. Enligt JO kan det ur den bostadssökandes perspektiv finnas ett intresse av att exempelvis inkomna bekräftelsemejl och inaktuell kundlogg inte gallras alltför snabbt.
JO:s beslut i sin helhet återfinns nedan.